Команда і ролі
Колеги потрапляють у Greetio за запрошенням. Кожна людина отримує роль, яка визначає, що вона бачить і може змінювати, а доступ можна обмежити частиною ваших обʼєктів. Відкрийте /settings/team або Налаштування → Команда.
Друга половина картини — відділи: люди, штатні чи ні, які отримують операційні задачі в Telegram, разом з їхніми змінами. Вони живуть у Керування → Відділи.
Обрати правильну роль
Ролей чотири. Власник — той, хто створив організацію; решту три обирають під час запрошення.
| Роль | За замовчуванням |
|---|---|
| Власник | Усе, зокрема видалення обʼєкта й акаунта. Його не можна запросити, понизити чи видалити. |
| Менеджер | Усе, крім видалення обʼєкта: команда, налаштування організації, платежі, аналітика, звіт за рекламою. |
| Адміністратор | Щоденна робота: чати, AI Автопілот, гості, канали, віджет чату, календар, задачі, розсилки. Бачить номери, тарифи, базу знань, обʼєкт і команду без права змінювати. Без платежів, аналітики, звіту за рекламою й налаштувань організації. |
| Глядач | Читає чати, гостей, контент і налаштування, нічого не змінюючи. Без платежів, аналітики, звіту за рекламою й розсилок. |
Власний профіль може редагувати кожна роль. Типові права можна підлаштувати для окремої людини — як саме, описано нижче.
Запросити колегу
Власники й менеджери бачать угорі сторінки Запросити члена команди.
- Введіть Електронна пошта.
- Оберіть Роль: Менеджер, Адміністратор або Глядач.
- Якщо в організації більше одного обʼєкта, оберіть Доступ до об'єктів: Усі об'єкти або Обрані об'єкти і відмітьте ті, які людина має бачити.
- Натисніть Надіслати запрошення.
Greetio надсилає запрошення листом і водночас показує посилання, щоб його можна було передати іншим способом. Посилання дійсне 7 днів.
Доки запрошення не прийняли, воно чекає в Очікуючі запрошення з роллю, строком дії і тим, хто його надіслав. Звідти можна знову Копіювати посилання або Скасувати запрошення. Прострочене запрошення показано блідим.
Керувати учасниками
Члени команди — це всі в організації з поштою, роллю та Доступ: Всі або кількість обʼєктів, якими людину обмежено. Меню в кінці рядка має Редагувати і Видалити.
Хто кого може змінювати:
- власник — усіх, крім інших власників;
- менеджер — адміністраторів і глядачів.
Редагувати змінює роль і доступ до обʼєктів. Видалити видаляє акаунт людини: вона одразу втрачає доступ до всіх розмов і налаштувань. Створене нею залишається в організації, але більше їй не приписується. Скасувати це не можна.
Точно налаштувати доступ однієї людини
У Редагувати увімкніть Налаштувати дозволи, щоб перевизначити роль для окремих розділів. Для кожного розділу можна обрати:
| Варіант | Що дає |
|---|---|
| За замовчуванням | Те, що дає роль; у дужках показано, який це рівень |
| Приховано | Розділ зникає з меню цієї людини |
| Лише читання | Відкрити можна, змінити — ні |
| Читання та редагування | Повний доступ |
У списку — Чати, AI Автопілот, База знань, Команда, Обʼєкт, Канали, Віджет чату та Віджет бронювання, кожен крок розсилок, відгуки після виїзду, Інтеграції, номери, тарифи, послуги, бронювання, акції, гості, швидкі відповіді, теги і звіт за рекламою. Звіт за рекламою можна лише приховати або дозволити читати — писати в ньому нічого.
Віджет чату й Віджет бронювання — окремі рядки навмисно: віджет можна сховати від людини, не зачіпаючи її доступ до каналів чи послуг.
Розділ, вимкнений для всієї організації, показує Вимкнено для орг., і окремій людині його не надати.
Організувати відділи
Відділ — це група контактів, які отримують задачі з однієї ділянки: рецепція, покоївки, технічна служба. Greetio надсилає кожному контакту його задачі в Telegram і за змінами визначає, хто зараз чергує. Як працюють самі задачі, описано в Задачах.
Відкрийте Керування → Відділи, за адресою /departments. Змінюють відділи власники й менеджери; решта бачить їх з позначкою Доступ лише для перегляду.
Створити відділ
Додати відділ просить:
- Назва департаменту,
- Опис — чим займається відділ; це допомагає Greetio розподіляти задачі,
- Aдмін-відділ — запасний відділ, який отримує сповіщення про задачі, коли в потрібному відділі ніхто не на зміні. Адмін-відділ може бути лише один.
Контакти й графіки додаються на сторінці самого відділу після його створення.
Список відділів показує для кожного, чи це адмін-відділ, скільки в ньому людей, його основний контакт, хто працює зараз або наступним і скільки в нього задач.
Додати контакти й підключити їх до Telegram
Сторінка відділу має три вкладки: Календар змін, Контакти і Загальне (назва й опис).
У Контакти кнопка Створити контакт просить Ім'я і Колір у календарі. Увімкніть Налаштувати графік зараз, щоб одразу задати контакту графік змін.
Кожен контакт отримує особисте посилання-запрошення в Telegram, яке видно в колонці Посилання. Натисніть Копіювати посилання і надішліть його людині. Коли вона відкриє посилання в Telegram і натисне Start, статус зміниться з Запрошено на Приєднався, і відтоді її задачі приходитимуть у цей чат. Що вміє бот, описано на сторінці Сповіщення.
Позначте один контакт як Основний. Основний контакт отримує сповіщення, коли задача не призначена або виконавець недоступний.
Планувати зміни
Графік контакту — це цикл, що повторюється. Рекомендований графік пропонує звичні схеми — 1/2, 1/3, 2/2, 3/3, 4/4, 5/2, День ніч - 5/2 — або Власний, де цикл складається вручну з робочих і вихідних відрізків із часом початку й кінця зміни. Клацніть дату в календарі перегляду, щоб задати початок циклу; прогноз змін оновлюється одразу.
Вкладка Календар змін показує зміни всіх контактів по Тиждень або Місяць, кожен контакт своїм кольором:
- клацніть зміну, щоб позначити Вихідний чи Лікарняний або Перенести її;
- перетягніть зміну на інший день, щоб її пересунути;
- у меню дня є Додати зміну і Почати графік тут;
- Фільтри звужують вигляд до певних контактів чи типів записів.
Змінені зміни зберігають історію: видно, що пересунули і хто.
Видалити відділ
Відділ не можна видалити, доки в нього є повʼязані задачі, — спершу перемістіть або закрийте їх. Видалення прибирає його контакти, а ті, хто вже підключив Telegram, отримують повідомлення, що доступ до відділу припинено.
Поточні обмеження
- Кількість користувачів залежить від тарифу. Учасники й чинні запрошення рахуються разом; типовий ліміт — 10.
- Власник незмінний. Передати право власності іншій людині з інтерфейсу не можна.
- Контакти відділів — лише через Telegram.