Задачі

Задачі — це те, що персонал має зробити для гостей: принести рушники в 12-й номер, полагодити чайник, підготувати сауну на сьому. Вони лежать на дошці /tasks, і кожна дістається комусь із ваших відділів.

Звідки беруться задачі

• Команда створює їх на дошці або просто з розмови.
• Greetio AI створює їх, коли гість просить про щось, що потребує людини, — запит іде в потрібний відділ і тому, хто зараз на зміні.
• Бронювання послуг можуть створювати задачу на підготовку або на підтвердження запиту — залежно від того, як послугу налаштовано в розділі Контент.
• Поганий відгук після виїзду стає задачею для менеджера — див. Відгуки після виїзду.

Перш ніж почати

Кожна задача належить відділу — рецепції, покоївкам, технічній службі — і призначена одному з його контактів. Відділи, їхні контакти й графіки змін налаштовуються в Відділах. Поки немає жодного відділу, форма задачі пише Створіть відділ, перш ніж призначати задачі.

Контакти отримують задачі в Telegram і можуть змінювати статус звідти. Контакт, який ще не підключив Telegram, задачу теж отримає, але сповіщення чекатиме, доки він підключиться.

Читати дошку

Кожна колонка — це статус. Нова дошка має колонки для задач до виконання, у роботі, виконаних і скасованих; їх можна перейменувати, перефарбувати й додати власні.

Картка показує номер задачі, назву, пріоритет, дедлайн, виконавця, прогрес чекліста й розмову, з якої задача прийшла. Прострочений дедлайн червоніє. Картку можна перетягнути в іншу колонку чи вище-нижче в межах однієї або перевести в наступний статус стрілкою на самій картці.

Колонки ховає статуси, які зараз не потрібні; Показати всі колонки повертає їх.

Знайти задачу

Пошук задач шукає за назвами. Додати фільтр звужує дошку за полями Відділ, Виконавець, Розмова, Пріоритет і Джерело — задачі, створені асистентом, позначені Greetio AI. Очистити фільтри прибирає всі фільтри.

Створити задачу

• Додати задачу внизу колонки: введіть назву й натисніть Створити. Задача зʼявиться в цій колонці, решту можна заповнити потім.
• Створити задачу вгорі колонки відкриває повну форму.

У повній формі є назва, опис і чекліст, а також перемикачі Статус, Пріоритет (Низький, Середній, Високий, Терміновий), дедлайн і виконавець. Виконавець — це відділ плюс один із варіантів:

Варіант	Що робить
Хто зараз працює	Задача йде тому, хто зараз на зміні у відділі. Коли його зміна закінчиться, задача перейде іншому доступному контакту
Конкретний контакт	Завжди ця людина

Зберегти задачу створює її.

Створити задачу з розмови

У чатах у заголовку розмови є Створити задачу. Задача, створена там, зберігає останнє повідомлення гостя як контекст, тож виконавець бачить, що саме просили. Пов'язані задачі поруч показують усі активні задачі цієї розмови.

Працювати із задачею

Клік по картці відкриває задачу. Там можна:

• змінити статус, пріоритет, виконавця й дедлайн;
• позначати виконані пункти чекліста, додавати нові через Додати пункт чекліста, міняти їх порядок чи видаляти;
• у розділі Контекст побачити гостя, номер і початкове повідомлення з кнопками Відкрити профіль гостя та Відкрити розмову;
• Відв'язати розмову, якщо задачу привʼязали не до тієї, — сама розмова не видаляється;
• читати Журнал подій: хто створив, перепризначив і переніс задачу, коли сповіщення надіслано чи не доставлено.

Видалити задачу — у меню вгорі.

Керувати статусами

Меню в заголовку колонки має Додати статус, Редагувати статус, Приховати колонку та Видалити цей статус. У статусу є Назва, Колір і Категорія — Не розпочато, У роботі, Завершено або Скасовано, — яка каже Greetio, на якому етапі життя задачі цей статус. Статус, у якому ще є задачі, видалити не можна: спершу перемістіть їх. Хоча б один активний статус має лишитися.

Хто що може

Роль	Може
Власник, Менеджер	Усе, включно зі статусами й видаленням задач
Адміністратор	Створювати, редагувати й призначати задачі
Глядач	Бачити дошку