Calendario

Il calendario mostra quali camere sono libere e quali occupate, e permette di aggiungere, spostare e annullare le prenotazioni a mano. Aprilo su /calendar.

Sotto il titolo della pagina ci sono due schede:

• Camere — il planning delle occupazioni: una riga per camera, una colonna per notte;
• Servizi — un programma orario per la sauna, la sala massaggi e tutto ciò che gli ospiti prenotano a ore.

Prima di iniziare

Le righe del planning vengono dalle tue camere in Contenuti. Ogni tipologia di camera dà tante righe quante sono le sue unità, raggruppate sotto il nome della tipologia. Finché non esiste almeno una camera, il calendario mostra Nessuna camera ancora e un pulsante Configura camere che porta lì. Con un PMS collegato, le camere arrivano da sole.

Muoversi nel planning

Controllo	Che cosa fa
Le frecce e l'intervallo di date tra loro	Un periodo indietro o avanti. Un clic sull'intervallo apre Vai a data; Oggi riporta alla data corrente
Settimana, 2 settimane, Mese	Quante notti stanno sullo schermo
Griglia ed Elenco	Il planning, oppure le stesse prenotazioni in tabella
Filtri	Restringere ciò che si vede
Legenda stati	Il significato di colori e icone

I fine settimana e i giorni festivi sono ombreggiati, la colonna di oggi è evidenziata.

Filtrare e vedere i prezzi

Filtri contiene Tipologia, Origine, Stato, un intervallo di Prezzo totale da Min a Max e due interruttori:

• Solo disponibili nasconde le camere occupate per tutto il periodo;
• Mostra prezzi scrive nelle celle vuote il prezzo per notte secondo la tariffa attiva della camera, con i prezzi del weekend e la maggiorazione festiva. I prezzi ci stanno nelle viste Settimana e 2 settimane; in Mese le colonne sono troppo strette.

Cancella filtri azzera tutto in una volta.

Leggere i colori

Una prenotazione è una barra sulle notti che occupa. Il suo colore dice a che punto del soggiorno è l'ospite — gli stessi colori della chat:

Voce	Significato
Attualmente in struttura	L'ospite è in struttura adesso
Arrivo oggi	Fa il check-in oggi
Pagato · in arrivo	Ha pagato, arriva più avanti
Soggiorno futuro	Ha prenotato, non ha ancora pagato
Ospite precedente	Ha già fatto il check-out
Libera	La camera è vuota
Provvisoria	Bordo tratteggiato: prenotazione provvisoria
Annullata	Annullata, conservata nello storico

La legenda mostra anche le icone delle prenotazioni arrivate da Booking.com, Airbnb, Servio PMS ed Exely PMS.

Aggiungere una prenotazione

Fai clic su Nuova prenotazione, oppure su una cella vuota — o trascina su più notti nella stessa riga — e il modulo si apre con camera e date già compilate. Il modulo ha quattro parti:

• Ospite — Nome ospite, Telefono, Email. Mentre scrivi il nome, Greetio cerca tra gli ospiti esistenti; scegline uno e la prenotazione viene collegata al suo profilo.
• Date e soggiorno — le date barrate sono già prenotate per questa camera.
• Camera — la camera e il numero di Adulti e Bambini.
• Prezzo — scegli una Tariffa per compilare il prezzo, oppure Prezzo personalizzato per scrivere tu il Totale; poi Stato e Pagamento.

Il Commento sulla prenotazione in fondo serve per tutto ciò che il team deve sapere.

Quando è collegato un PMS o Booking.com, in cima a una nuova prenotazione compare il campo Crea come:

Opzione	Che cosa succede al salvataggio
Interna	La prenotazione esiste solo in Greetio
Servio PMS	La prenotazione viene inviata anche a Servio
Exely PMS	Exely verifica prima disponibilità e condizioni, poi la prenotazione viene creata
Booking.com	Salvata solo in Greetio: su Booking.com non comparirà

Aprire, modificare e spostare una prenotazione

Un clic su una barra apre Dettagli prenotazione: l'ospite con il link al profilo e ai soggiorni passati, le date, la camera, il totale e il Pagamento. Se è stato versato un acconto si vedono Pagato finora e Saldo da pagare; una prenotazione di più camere è segnata come prenotazione di gruppo, e un unico pagamento copre tutte le sue camere. Il Commento sulla prenotazione si può modificare direttamente lì. Modifica apre il modulo completo.

Sul planning stesso:

• trascina una barra su un'altra camera o su altre date — il numero di notti resta lo stesso;
• trascina il bordo sinistro o destro di una barra per cambiare check-in o check-out.

Prima di salvare, una conferma mostra che cosa cambia — Categoria, Camera, Date, Totale — e aspetta Salva. Se la camera è occupata nelle nuove date, lo spostamento viene rifiutato.

Le prenotazioni che un PMS ha consegnato in una camera già occupata non vanno perse: compaiono in una riga Overbooking sopra le camere. Trascina una di queste prenotazioni su una camera libera per sistemarla.

Annullare o eliminare

Annulla prenotazione segna la prenotazione come annullata e libera la camera. La prenotazione resta nello storico, e la conferma offre Mantieni prenotazione se hai cliccato per sbaglio.

Se Servio rifiuta di annullare automaticamente una prenotazione — l'ospite potrebbe aver già fatto il check-in o aver ricevuto il conto — Greetio lo segnala con Annulla manualmente in Servio: la prenotazione resta attiva finché non la annulli tu in Servio.

Elimina definitivamente rimuove la prenotazione per sempre. La vedono solo proprietari e manager, e non è disponibile per le prenotazioni Exely.

Lavorare con l'elenco

Elenco mostra le prenotazioni del periodo scelto in una tabella con le colonne Ospite, Camera, Arrivo → Partenza, Notti, Stato, Origine, Totale e Pagamento. Un clic su una colonna ordina per quella colonna, un clic su una riga apre la prenotazione.

Pianificare i servizi a ore

La scheda Servizi mostra i servizi che gli ospiti prenotano per una fascia oraria. Le righe sono risorse — una sauna, una sala massaggi, una vasca idromassaggio — e le prenotazioni sono blocchi sulla linea del tempo. Che cosa conta come risorsa e gli orari di un servizio si impostano sul servizio in Contenuti. Senza servizi prenotabili vedi Nessun servizio attivo e Configura servizi.

Le viste sono Giorno, Settimana, 2 settimane e Mese. Nella vista Giorno il passo può essere di 30 o 60 minuti. Filtri restringe per servizio, risorsa, origine e stato. Una fascia ombreggiata dopo una prenotazione è il tempo di buffer per preparare la risorsa.

Stato	Significato
Richiesta	Un ospite l'ha chiesta; il team non ha ancora confermato
Confermata	Prenotata
In sospeso	Tenuta per l'ospite per poco tempo, per esempio fino al pagamento
In attesa di pagamento	Si aspetta che l'ospite paghi
Sospensione scaduta	Il tempo è scaduto senza pagamento
Completata	Il servizio è stato erogato
No-show	L'ospite non si è presentato
Annullata	Annullata

Per aggiungere una prenotazione, fai clic o trascina su una fascia libera. Crea prenotazione servizio chiede servizio, risorsa, data, ora di inizio e di fine e stato. Collegare un ospite è facoltativo; un servizio riservato agli ospiti in struttura richiede anche una Prenotazione attiva che copra quell'orario. Con Servio o Exely collegati, Crea come può inviare la prenotazione anche lì, come addebito o servizio extra — il modulo dice quando un servizio o una prenotazione non sono idonei.

Trascina un blocco per spostarlo, trascinane il bordo per cambiarne la durata, oppure aprilo per cambiare orario, risorsa o stato. Annulla prenotazione libera la risorsa.

Approvare le richieste di servizi

Alcuni servizi sono configurati in modo che la prenotazione di un ospite sia solo una richiesta finché il team non la conferma. Queste richieste attendono in Prenotazioni, che si apre con Vedi prenotazioni nella pagina dei servizi. Ogni richiesta mostra ospite, orario, risorsa e camera, con un link alla chat:

• Conferma — la prenotazione è confermata e l'ospite riceve un messaggio;
• Rifiuta — la prenotazione viene annullata; il Motivo è facoltativo e viene mostrato all'ospite;
• Riprogramma — spostala a un nuovo orario sullo stesso servizio e sulla stessa risorsa.

Se il messaggio all'ospite non è stato consegnato, Greetio lo segnala e invii tu l'aggiornamento dalla conversazione.

Limiti attuali

• Booking.com è in sola lettura. Una prenotazione creata come Booking.com non viene inviata lì.
• Le modifiche alle prenotazioni Exely restano in Greetio. Sono segnate "Solo Greetio — non inviato a Exely".
• I programmi dei servizi non vengono dal PMS. Le risorse orarie vivono nel calendario servizi di Greetio.